Quy trình quản lý kho, quy trình quản lý hàng hàng hóa tồn kho là 1 trong các hoạt động trọng yếu nhất của những cửa hàng để có thể theo dõi & kiểm soát tốt nhất lượng hàng hóa. Những cửa hàng kinh doanh nên tuân thủ theo quy trình quản lý kho để mang đến hiệu quả cao nhất nhằm tránh rủi ro, thất thoát.
Hãy cùng tìm hiểu về quy trình quản lý kho theo ISO / Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng và cách áp dụng trong thực tế qua bài viết sau đây nhé!
Quy trình quản lý kho có nghĩa là gì?
Thực hiện theo cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ sẽ giúp đơn vị doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ lúc hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng hóa đi.
Tối ưu hoá 7 bước quản lý kho này sẽ có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí & tối ưu không gian lưu trữ của kho hàng.
Vì sao lại cần có quy trình quản lý kho?
- Khi có quy trình quản lý kho hiệu quả, đúng chuẩn bạn sẽ có thể tối ưu được thời gian cũng như chi phí cho công việc quản lý tồn kho & xử lý đơn hàng.
- Nhanh chóng nắm bắt được số lượng tồn kho của mỗi loại mặt hàng khi có biến động xuất – nhập hàng.
- Giúp giảm tỷ lệ hoàn hàng bằng cách quản lý những nguyên nhân khách trả hàng để xử lý vấn đề tận gốc.
- Quy trình quản lý kho chính xác thì những báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán một cách chính xác.
- Tối đa hoá không gian lưu trữ của kho hàng hóa, giúp giảm thất thoát, hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hoá.
- Tối ưu thời gian nhặt hàng, và đóng gói giúp xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, tăng hiệu quả bán hàng.
Quy trình quản lý kho hàng chuẩn cho những cửa hàng bán lẻ
Như đã nói bên trên, quy trình quản lý kho sẽ bao gồm có 7 bước từ nhập kho, lưu kho đến nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm hàng & báo cáo. Sau đây chúng ta sẽ cùng đi lần lượt từng bước về quy trình quản lý kho theo ISO & làm thế nào để có thể tối ưu hoá các bước này giúp bạn quản lý kho hàng một cách hiệu quả.
Bước 1: Nhập kho hàng hóa
Nhập kho là công việc đầu tiên trong quy trình quản lý kho & cũng chính là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác.
Để thực hiện được đúng quy trình nhập kho, bạn cần phải kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng cũng như đúng thời điểm.
Nếu không thực hiện nghiêm túc thì có thể sẽ dẫn đến nhập kho sai, lam ảnh hưởng tới bước tiếp theo.
Việc nhập kho kỹ càng và cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được các loại sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi kinh doanh sau này.
Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra một số yêu cầu về đóng gói như:
- Số lượng sản phẩm trong một thùng
- Vị trí dán nhãn & những thông tin cần có trên nhãn
- Về kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng
- …
Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn thì họ cần phải gửi cho bạn tất cả các thông tin trên & thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn sẽ có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời điểm phù hợp.
Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải mang theo phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Trong đó có thống kê đầy đủ những loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như lời xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp.
Người tiếp nhận hàng hoá sẽ tiến hành kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng, đồng thời kiểm đếm về số lượng hàng hoá sau đó cho tiến hành xếp dỡ. Cuối cùng, bạn sẽ xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hoá (mã sản phẩm, số sê-ri, số lô… nếu cần thiết) vào phiếu & đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản.
Bước 2: Lưu kho
Sau khi đã nhập kho hàng hoá từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho chính là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học & hợp lý.
Điều này không chỉ giúp cho bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như có thể dễ dàng tìm kiếm & nhặt hàng khi bán hàng.
Lưu kho là một bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho. Tuy nhiên đây lại là một bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho.
Khi xếp dỡ hàng hoá vào những kệ trong kho, bạn nên xếp chúng cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ. Để đỡ phải mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng.
Nếu không có nhiều không gian thì có thể sắp xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau.
Bước 3: Nhặt hàng
Nhặt hàng là hành động thu thập hàng hóa trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là một bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, công đoạn chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho
Do đó, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ có thể giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn các loại hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.
Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho bên trên được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng không có gì là khó khăn cả.
Hiện nay, có thể chia làm 2 phương pháp nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng & nhặt theo cụm.
- Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều các đơn hàng lại với nhau, sau đó xuất ra danh sách những mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng hóa theo số lượng những sản phẩm đó, sau khi đã hoàn thành mới chia ra những đơn hàng lẻ. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các cửa hàng có nhiều đơn hàng giúp cho bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng một lúc.
- Nhặt theo đơn hàng: Là khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra & sau đó giao cho nhân viên kho để nhặt những sản phẩm có trong đơn hàng. Phương pháp nhặt hàng này sẽ phù hợp với những shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.
Nếu bạn sử phần mềm quản lý kho hàng thì tính năng ghi chú điểm lưu kho sẽ hỗ trợ cho bạn rất hiệu quả trong quy trình quản lý kho.
Ví dụ như sản phẩm A, khi sắp xếp vào trong kho, bạn chỉ cần thực hiện lưu lại vị trí trong kho của sản phẩm đó. Ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho ở cạnh cửa ra vào”,… Sau đó khi nhặt hàng, thì bạn chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của những đơn cần hoàn thành là có ngay vị trí của mỗi sản phẩm giúp bạn nhặt hàng nhanh chóng.
>> Xem thêm: [Chia Sẻ] Kinh Nghiệm Thuê Kho Bãi, Nhà Xưởng Cần Biết 2021
Bước 4: Đóng gói & xuất kho
Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần phải đáp ứng được 2 mục đích quan trọng sau:
- Bảo đảm an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình chuyển vận
- Tối ưu khối lượng của gói hàng để giúp giảm thiểu chi phí giao hàng
- Sau khi đã hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận trong tình trạng là đã xuất kho & trừ đi trong số lượng tồn kho.
Bước 5: Hoàn hàng
Đương nhiên không một nhà bán hàng nào lại mong muốn có bước này, tuy nhiên thực tế không thể tránh khỏi là vẫn có một tỷ lệ nhất định số lượng đơn hàng bị hoàn trả lại.
Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, tuy nhiên sẽ có một số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng mà bạn cần tuân thủ:
Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng & nêu rõ nguyên nhân cũng như những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.
Có quy định với những hàng hoá bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, tái chế, sửa chữa, tiêu huỷ hay là trả lại cho nhà sản xuất,…
Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng sẽ cần phải được khấu trừ tương ứng.
Bước 6: Công tác kiểm hàng
Kiếm hàng là một hoạt động cần được thực hiện thường xuyên chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hay chỉ khi nào phát hiện ra vấn đề, thất thoát kho mới tiến hành kiếm kho.
Bạn chỉ cần bảo đảm cho kho luôn sắp xếp gọn gàng và có 1 quy trình kiểm kê kho hàng hợp lý thì việc kiểm kho sẽ được diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ thôi.
Với sự hỗ trợ của một phần mềm quản lý kho hàng hóa, thì công việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, là bạn đã có thể quét mã vạch trên từng sản phẩm để đếm số lượng thực tế có trong kho.
Sau khi đã hoàn thành kiểm kho, bạn có thể thực hiện cân bằng kho để giúp số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật đúng theo số lượng thực tế đã kiểm đếm.
>> Xem thêm: Các Yếu Tố Lựa Chọn Kho Hàng An Toàn, Đúng Chuẩn Hiện Nay
Bước 7: Thống kê báo cáo hàng trong kho
Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình hoạt động quản lý kho.
Sau đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra được kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp.
- Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập và tồn kho
- Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem những mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.
- Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc và lý do gây thất thoát.
- Gợi ý nhập hàng: Những mặt hàng bán chạy hay dưới định mức.
- Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng & những chi nhánh (nếu có)
Để quản lý được số lượng nhập – xuất – tồn kho bạn có thể quản lý bằng sổ sách hay excel, tuy nhiên với 1 shop bán lẻ, 1 phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ không thể thiếu giúp cho bạn tự động hoá quy trình quản lý kho.
Dich vụ cho thuê kho hàng uy tín, chất lượng
Với sứ mệnh là phục vụ vì những điều tốt đẹp và đem lại nhiều giá trị đến cho mọi người, Chuyển Nhà 24H luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng nhằm có thể lắng nghe, thấu hiểu để từ đó có thể phục vụ & mang tới những giá trị và lợi ích tốt đẹp nhất cho khách hàng thông qua việc cung cấp cho khách hàng những dịch vụ về Logistics trong đó có việc cho thuê kho là sản phẩm nòng cốt của công ty chúng tôi.
Hy vọng với bài viết chia sẻ thông tin về quy trình quản lý kho bên trên có thể mang đến những thông tin hữu ích dành cho bạn. Ngoài ra, nếu bạn còn thắc mắc gì hoặc cần sử dụng dịch vụ thuê kho, hãy liên hệ ngay với Chuyển Nhà 24H để được tư vấn miễn phí nhé!
>> Xem thêm: Top 12 Phần Mềm Quản Lý Kho Miễn Phí Tốt Nhất Năm 2021