Dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp
Kho giữ 25 độ C, độ ẩm 50%, hun trùng ba tháng một lần, chữa cháy tự động bằng khí CO2. Thùng hồ sơ niêm phong, chỉ người được uỷ quyền mới truy cập. Quý khách gọi 1800.6032.
Lưu trữ hồ sơ là nghiệp vụ, không phải chất vào góc phòng
Chứng từ kế toán, hoá đơn thu mua, hồ sơ nhân sự và hợp đồng đều phải giữ đủ thời hạn để đối chiếu, kiểm toán và báo cáo với cơ quan thuế. Nhưng văn phòng thường chỉ có tầng hầm hoặc một góc kho chung, ai cũng vào được và không ai chịu trách nhiệm quản lý.
Chuyển Nhà 24H nhận thu thập hồ sơ tận nơi, đánh số, xếp lên kệ tiêu chuẩn trong kho có kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm. Mỗi thùng được niêm phong, chỉ người quý khách uỷ quyền mới lấy được. Cần hồ sơ nào thì báo, chúng tôi tra vị trí và chuyển tới.
- Thu thập và vận chuyển hồ sơ từ văn phòng tới kho
- Đánh số, xếp kệ và ghi nhận vị trí từng thùng
- Tra cứu, trích lục hồ sơ cũ khi có yêu cầu
- Tiêu huỷ hồ sơ hết thời hạn, có giám sát và biên bản
- Kho mát riêng cho mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và hàng cần bảo quản
Năm việc chúng tôi nhận làm với hồ sơ của quý khách
Bảo quản và lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ được đánh số, xếp trên kệ tiêu chuẩn, cấp đủ hộp đựng và thùng carton. Tài liệu mật có chế độ lưu riêng.
Thu thập và vận chuyển tận nơi
Tới văn phòng nhận hồ sơ, đóng thùng và chuyển về kho, để quý khách lấy lại diện tích làm việc.
Tra cứu và trích lục
Vị trí từng thùng được ghi nhận và mã hoá. Quý khách báo thông tin hồ sơ, chúng tôi tra và chuyển tới.
Tiêu huỷ hồ sơ hết hạn
Kiểm tra thời hạn, báo trước rồi cùng quý khách lên kế hoạch tiêu huỷ. Quá trình có giám sát và biên bản.
Kho mát cho hàng cần bảo quản
Lắp máy lạnh giữ 20 đến 27 độ C, dùng cho mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thực phẩm cần mát.
Bốn điều doanh nghiệp lo nhất khi gửi hồ sơ ra ngoài
Niêm phong và phân quyền truy cập
Mỗi thùng lưu trữ được niêm phong, chỉ người đại diện được quý khách uỷ quyền mới lấy ra được.
Kho 25 độ C, độ ẩm 50%
Điều kiện ổn định giúp giấy không ẩm mốc, kèm hun trùng ba tháng một lần để chống mối mọt.
Chữa cháy tự động bằng khí CO2
Kho kín nên hệ thống khí CO2 dập được lửa mà không làm hỏng giấy như nước.
Tra cứu không mất phí
Quản lý và trích lục hồ sơ không tính thêm tiền, quý khách chỉ trả tiền lưu trữ theo tháng.
Một hợp đồng lưu trữ gồm những gì
Tiếp nhận
- Khảo sát khối lượng hồ sơ và loại tài liệu
- Thống nhất danh sách người được uỷ quyền truy cập
- Cấp thùng carton và hộp đựng đạt chuẩn
Chuyển về kho
- Đóng thùng và niêm phong tại văn phòng quý khách
- Vận chuyển bằng xe của công ty
- Đối chiếu số thùng khi nhập kho
Lưu trữ
- Đánh số, xếp kệ và ghi nhận vị trí từng thùng
- Giữ nhiệt độ và độ ẩm ổn định, hun trùng định kỳ
- Bảo vệ và camera giám sát suốt ngày đêm
Tra cứu và kết thúc
- Trích lục hồ sơ khi có yêu cầu, không tính phí
- Báo trước khi hồ sơ hết thời hạn lưu trữ
- Tiêu huỷ có giám sát, hoặc trả lại toàn bộ cho quý khách
Tiền lưu trữ đã bao gồm những gì
Đã có trong tiền lưu trữ
- Chỗ trên kệ tiêu chuẩn trong kho có kiểm soát nhiệt độ
- Đánh số, ghi nhận vị trí và quản lý hồ sơ
- Tra cứu và trích lục khi có yêu cầu
- Tiêu huỷ hồ sơ hết thời hạn lưu trữ
- Bảo vệ, camera giám sát và hun trùng định kỳ
Tính riêng theo thực tế
- Thuế giá trị gia tăng 10%
- Phí quản lý hằng tháng theo từng hình thức thuê
- Bốc xếp lúc xuất nhập hàng, 200.000đ mỗi tấn mỗi lần
- Bảo hiểm hàng hoá 0,5% giá trị khai báo mỗi năm
- Cước giao hàng từ kho tới địa chỉ quý khách
Gửi hồ sơ vào kho qua bốn bước
Khảo sát và báo giá
- Ước lượng số thùng và loại tài liệu cần lưu
- Chọn hình thức thuê theo tầng kệ, nguyên kệ hay m² sàn
Đóng thùng và niêm phong
- Cấp thùng carton đạt chuẩn, đóng ngay tại văn phòng
- Lập danh sách người được uỷ quyền truy cập
Nhập kho
- Vận chuyển về kho, đối chiếu số thùng khi nhận
- Đánh số, xếp kệ và ghi nhận vị trí
Tra cứu và gia hạn
- Báo tên hồ sơ, chúng tôi tra vị trí và chuyển tới
- Gia hạn chỉ cần báo trước, không ký hợp đồng mới
Không có thời hạn lưu trữ tối thiểu, nhưng hoá đơn lập theo tháng nên thời gian tính tiền ngắn nhất là một tháng. Gọi 1800.6032
Bảng giá thuê kho lưu trữ
Đơn giá và phí quản lý tính theo tháng, chưa gồm thuế giá trị gia tăng.
Tiền hằng tháng=Đơn giá theo kệ hoặc theo m² sàn+Phí quản lý+Bốc xếp lúc xuất nhập
Lưu ký chứng từ và hồ sơ
| Dịch vụ | Đơn giá | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phí lưu giữ hồ sơ | 65.000đ – 130.000đ mỗi m³ mỗi tháng | Điều chỉnh theo khu vực |
| Thùng chuyên dụng 60x40x35cm | 20.000đ mỗi thùng | Hồ sơ đánh số và niêm phong |
| Phí trích lục | Miễn phí | Tìm theo mã vạch |
Kho mát, nhiệt độ 20 đến 27 độ C
| Loại dịch vụ | Mô tả | Đơn vị | Đơn giá mỗi tháng | Phí quản lý mỗi tháng | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 tầng kệ | Một tầng kệ tiêu chuẩn, 1m², dài 2m x rộng 0,5m | tầng | 250.000đ | 100.000đ | Áp dụng cho hàng nhẹ |
| Nguyên kệ | Kệ tiêu chuẩn 4m², dài 2m x rộng 0,5m x 4 tầng | kệ | 500.000đ | 200.000đ | Áp dụng cho hàng nhẹ |
| m² sàn | Diện tích nền trống, chất cao tới 2m, chưa gồm kệ và pallet | m² | 300.000đ | 30.000đ, tối thiểu 300.000đ | Hàng nặng, quá khổ, cần chất cao |
Kho thường
| Loại dịch vụ | Mô tả | Đơn vị | Đơn giá mỗi tháng | Phí quản lý mỗi tháng | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 tầng kệ | Một tầng kệ tiêu chuẩn, 1m², dài 2m x rộng 0,5m | tầng | 200.000đ | 100.000đ | Áp dụng cho hàng nhẹ |
| Nguyên kệ | Kệ tiêu chuẩn 4m², dài 2m x rộng 0,5m x 4 tầng | kệ | 400.000đ | 200.000đ | Áp dụng cho hàng nhẹ |
| m² sàn | Diện tích nền trống, chất cao tới 2m, chưa gồm kệ và pallet | m² | 200.000đ | 30.000đ, tối thiểu 300.000đ | Hàng nặng, quá khổ, cần chất cao |
| Thuê pallet | Pallet nhựa hoặc gỗ đạt chuẩn, 1m x 1,2m | cái | 50.000đ | Không có | Tính riêng khi cần kê hàng |
Giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%. Chưa gồm phí bốc xếp lúc xuất nhập hàng, mức 200.000đ mỗi tấn mỗi lần. Chưa gồm phí bảo hiểm hàng hoá, mức 0,5% giá trị khai báo mỗi năm. Chưa gồm cước giao hàng từ kho tới địa chỉ nhận, phần này tính theo bảng giá vận chuyển hàng hoá. Chúng tôi báo cáo xuất nhập tồn và cập nhật số lượng hàng khi quý khách yêu cầu. Thuê theo khối thay vì theo kệ thì xem bảng giá cho thuê kho. Quý khách gọi 1800.6032 để nhận báo giá mới nhất.
Gửi kho lưu trữ hay giữ tại văn phòng
Nên gửi kho lưu trữ khi
- Hồ sơ chiếm mất diện tích đáng lẽ dùng để làm việc
- Không có ai chuyên trách quản lý và tra cứu hồ sơ
- Tài liệu phải giữ đủ thời hạn theo quy định kế toán và thuế
- Lo rò rỉ thông tin khi hồ sơ để ở kho chung ai cũng vào được
- Tầng hầm hoặc kho hiện tại ẩm, dễ mối mọt và không có phòng cháy
Giữ tại văn phòng được khi
- Hồ sơ ít, chỉ vài thùng và tra cứu hằng ngày
- Có phòng riêng khô ráo, khoá được và phân quyền rõ
- Đã có người chuyên trách sắp xếp và ghi nhận vị trí
- Tài liệu không thuộc loại phải giữ nhiều năm
Nhận lưu trữ hồ sơ tại TP.HCM và vùng lân cận
Kho lưu trữ đặt tại 367 Lê Trọng Tấn, phường Sơn Kỳ, quận Tân Phú và 95 đường HT45, phường Hiệp Thành, quận 12.
Hình ảnh kho lưu trữ hồ sơ
Khách hàng đã phục vụ
Báo chí đã đưa tin về Chuyển Nhà 24H
Câu hỏi thường gặp về lưu trữ hồ sơ
Thời gian lưu trữ tối thiểu là bao lâu?
Không có thời hạn tối thiểu. Hoá đơn lập theo tháng nên thời gian tính tiền ngắn nhất là một tháng lưu trữ.
Kho lưu trữ nằm ở đâu?
Hai địa chỉ: 367 Lê Trọng Tấn, phường Sơn Kỳ, quận Tân Phú và 95 đường HT45, phường Hiệp Thành, quận 12. Quý khách hẹn trước để tới xem kho.
Có nhận đóng gói hồ sơ giúp không?
Có. Chúng tôi cấp thùng carton đạt chuẩn và đóng gói ngay tại văn phòng quý khách, sau đó niêm phong rồi mới chuyển về kho.
Ai được phép lấy hồ sơ ra?
Chỉ người đại diện được quý khách uỷ quyền, ghi trong danh sách lúc ký hợp đồng. Mỗi thùng đều niêm phong, kho có bảo vệ và camera giám sát suốt ngày đêm.
Chi phí lưu trữ tính thế nào?
Theo tầng kệ, nguyên kệ hoặc m² sàn, cộng phí quản lý hằng tháng. Hồ sơ ít thì thuê theo tầng kệ rẻ hơn. Quý khách xem bảng giá phía trên, tra cứu và trích lục không tính thêm tiền.
Gia hạn có phải ký hợp đồng mới không?
Không. Quý khách báo trước thời gian muốn thuê thêm rồi thanh toán, lưu ý tiền thuê kho trả trước ngày đáo hạn.
