Có rất nhiều loại hình nhập khẩu hàng hóa ngày nay. Tuy nhiên, phổ biến nhất phải kể đến đó chính là hình thức vận chuyển và nhập khẩu bằng đường biển. Trong bài viết sau đây, Chuyển Nhà 24h sẽ tổng hợp đầy đủ và chi tiết nhất về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1. Đặt lịch tàu (hay booking tàu)
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước đầu tiên đó là booking tàu. Tuy nhiên, trước khi thực hiện được qua bước này, bạn cần phải tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).
Thông thường, những hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước một tuần, nhất là khi rơi vào mùa cao điểm. Khi booking tàu để nhập hàng, bạn chỉ cần cung cấp các thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại VN để lấy booking. Sau đó, họ sẽ liên hệ cùng với đối tác của bạn để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó.
- Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của bạn sẽ được xếp lên tàu.
- Cảng chuyển tải:có 2 hình thức là chuyển tải (transit) & đi thẳng (direct). Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa 2 bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.
- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.
- Tên hàng, trọng lượng: dựa theo thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
- Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất hành.
- Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất của 2 bên.
- Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, và độ thông gió,…
2. Kiểm tra & xác nhận booking
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đó là kiểm tra thông tin trên booking. Hãy kiểm tra những thông tin về:
- Cảng đi, và cảng đến: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu chưa, đây là yếu tố ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình của lô hàng.
- Nhiệt độ, độ thông gió: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng như yêu cầu chưa. Đối với những mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ không có độ thông gió.
- Loại container, kích cỡ: là loại container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’.
Sau khi kiểm tra toàn bộ những thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót. Bạn hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt được yêu cầu.
3. Theo dõi tiến trình đóng hàng & thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu
Các thông tin cần phải được cập nhật như:
- Ảnh chụp container rỗng: nhằm bảo đảm rằng không xảy ra vấn đề hư hại gì. Vì trong trường hợp xảy ra hư hại container sẽ do bạn chi trả cho các hãng tàu.
- Đối với hàng đông lạnh, bạn phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
4. Kiểm tra xác nhận chứng từ, và hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi tiến hành nhập 1 lô hàng. Bạn cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có các loại chứng từ gì. Sau đó bạn hãy yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị những chứng từ đó cho bạn.
Hãy nhớ kiểm tra thật kỹ những thông tin trên chứng từ đã khớp hay chưa. Do khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, hay cơ quan nhà nước.
5. Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng chuyển đến
Trước ngày tàu cập ít nhất một ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hay đại lý.
Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu hay đại lý giao nhận. Nhằm thông báo về thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, và mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra, sẽ có thêm những khoản phụ phí (local charges).
Sau đó, bạn hãy tiến hành nhận lệnh giao hàng (D/O) bao gồm một số giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu.
- Bill gốc.
- Giấy ủy quyền (nếu như có yêu cầu).
6. Đăng ký những chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code,.. những quy định của Nhà nước mà bạn phải đăng ký những thủ tục gì để được cấp những chứng nhận có liên quan. Nếu bạn không đăng ký những chứng nhận liên quan đến lô hàng. Thì lô hàng của bạn sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong quá trình làm hàng với những cơ quan chức năng.
7. Khai báo hải quan về hàng nhập
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì khâu chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất.
Để có thể tiến hành khai báo cho hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ sau:
- Hợp đồng (contract).
- Vận đơn (bill of lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
- Phiếu đóng gói (packing list).
- Và những chứng từ khác.
Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, các bạn có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo với hải quan qua mạng, bạn cần có đầy đủ những giấy tờ sau:
- Packing list.
- Bill of lading.
- Sales contract.
- Commercial invoice.
- C/O, hóa đơn cước (nếu có) & 1 số chứng từ liên quan khác.
Ngoài một số chứng từ trên, bạn cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập & truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.
8. Mở & thông quan tờ khai
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đó là mở và thông quan tờ khai. Đầu tiên, bạn phải làm thủ tục hải quan tại cảng:
- Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì bắt đầu tiến hành thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hay sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm một bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo, bạn có thể tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Invoice.
- Packing list.
- Bill of lading
- Giấy giới thiệu.
- Tờ khai phân luồng.
- Những chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu những chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
9. Thanh lý tờ khai
10. Điều kho chuyển vận hàng hóa về kho
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, bạn hãy đến phòng thương vụ của cảng & đem theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế những chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng & cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
11. Rút hàng & trả xe rỗng
Khi xe chở hàng về đến kho, hãy tiến hành kiểm tra những giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ đem container trả về cảng hoặc ICD.
12. Lưu trữ hồ sơ & chứng từ
Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ một cách kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong những trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…
Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, và hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, và không thu thuế.
- Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, và tiền phạt nộp thừa,…
- Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, và tài liệu kỹ thuật,…
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container
Như đã nói ở trên nếu như khách hàng là tự nhận hàng nguyên container thì công ty giao nhận tiếp vận sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng.
Nếu khách hàng nhờ công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng thay mình thì công ty sẽ thay mặt cho khách hàng để nhận hàng.
Thủ tục nhận hàng:
Công ty giao nhận tiếp vận sẽ liên hệ cùng với hãng tàu để nắm lại lịch trình tàu cho chính xác. Khi nhận được thông báo tàu đến (Notice of arival), với vai trò là người nhận hàng công ty sẽ cử chuyên viên đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấy D/O.
Sau đó đem D/O đến hải quan cảng đăng k làm thủ tục hải quan, kiểm hóa 7 nhận chứng từ.
Người giao nhận mang chứng từ và D/O xuống cảng nhận hàng.
Nội dung làm thủ tục hải quan khi nhận hàng:
Nhân viên giao nhận của phòng giao nhận của công ty đơn vị giao nhận tiếp vận sẽ làm thủ tục hải quan
Khai hải quan
Nhân viên giao nhận của đơn vị giao nhận tiếp vận sẽ khai báo các chi tiết liên quan đến hàng hóa trên tờ khai hải quan ( Customss declarrtion ) để cơ quan hải quan kiểm tra những thủ tục giấy tờ. Yêu cầu việc khai hải quan là phải chính xác & trung thực.
Nội dung của tờ khai hải quan là
- Loại hàng hóa
- Tên hàng hóa
- Số lượng hóa
- Tên phương tiện vận tải ( tên hãng tàu, và tên tàu )
- Xuất xứ của hàng hóa ( nhập từ nước nào )
Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập bao gồm:
- Tờ khai hải quan hàng nhập hai bản chính
- Hợp đồng ngoại thương một bản sao
- Hóa đơn thương mại một bản chính, 1 bản sao
- Phiếu đóng gói 1 bản chính, một bản sao
- Vận đơn một bản sao
- Giấy giới thiệu một bản chính.
Ngoài ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà có thêm 1 số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai, hay tờ khai trị giá Gatt…
Nộp thuế nhập khẩu (NK)
Nhận viên giao nhận của công ty giao nhận tiếp vận cần nắm rõ phương pháp tính thuế nhập khẩu và những trường hợp miễn hoặc giảm thuế để làm căn cứ bảo vệ quyền lợi cho khách hàng.
Thuế NK = số lượng hay trọng lượng từng mặt hang * giá tính thuế* thuế suất.
Thuế VAT = Thuế nhập khẩu + trị giá tính thuế * thuế suất ( nếu như mạt hàng không có thuế TTĐB)
Nhân viên hải quan tiến hành tiếp nhận tờ kê khai:
Kiểm tra tư cách pháp lý của người khai hàng nhập khẩu về chức năng, lý lịch của công ty, tình hình thuế trong hạn & quá hạn. Để có căn cứ xếp loại được gia hạn thuế hay phải đóng thuế ngay. Kiểm tra tờ khai & hồ sơ khai báo Hải Quan với hàng nhập khẩu. Kiểm tra chủng loại & số lượng chứng từ, việc kiểm tra được tiến hành trước sự chứng kiến của người giao nhận.
Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ theo quy định của nhà nước về mặt hàng nhập khẩu.
Phân loại hồ sơ. Nhập dữ liệu khai báo tờ khai hàng nhập khẩu, sau đó lấy số tờ khai. In “ lệnh hình thức kiểm tra” ( là mẫu văn bản do hải quan phát hành nhằm xác định tính chất, và hình thức việc kiểm tra hàng hóa cho từng tờ khai cụ thể, nó xác định cụ thể những tác nghiệp từ khi đăng ký tờ khai cho đến khi thông quan ), xác định tính chất mặt hàng & phân luồng kiểm tra theo sự phân tích của phần mềm máy tính. Bao gồm:
Luồng xanh (miễn kiểm tra):
Trách nhiệm khai báo trên tờ khai hải quan do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm, Hải quan áp dụng phương thức miễn kiểm tra và cho vào thông quan ngay. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai & được sự phê chuẩn đồng ý của lãnh đạo Hải Quan. Doanh nghiệp được đóng dầu miễn kiểm tra, nhận lại tờ khai được xác nhận đóng lệ phí hải quan & thông quan ngay tức khắc.
Luồng vàng (kiểm tra giá thuế của những mặt hàng nhập khẩu được khai báo, miễn kiểm tra hàng hóa ):
Doanh nghiệp công ty sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai thì hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận kiểm tra giá thuế để bắt đầu tiến hành kiểm tra tính hợp pháp về giá nhập khẩu & mức thuế suất mà doanh nghiệp khai báo, công chức hải quan phụ trách giá thuế ra thông báo xác nhận số thuế mà công y doanh nghiệp phải nộp vào phía sau tờ khai. Nếu qua quá trình kiểm tra việc quy giá thuế phù hợp so với thực tế dữ liệu lưu trữ của cơ quan Hải Quan, công chức Hải Quan thuế sẽ ký xác nhận vào tờ kê khai tại ô số (36) của tờ khai & ghi ý kiến của mình vào đó. Trình lãnh đạo đội kiểm báo ký duyệt & chuyển lên lãnh đạo Hải Quan cửa khẩu xác nhận cho thông quan. Đại diện doanh nghiệp đóng phí Hải Quan, thuế nhập khẩu, VAT nếu có & nhận lại tờ khai để thông quan hàng.
Luồng đỏ (kiểm tra hàng nhập khẩu)
Hồ sơ sau khi được đăng ký xong sẽ chuyển qua làm tiếp phần kiểm tra thuế như luồng vàng, sau đó sẽ trình lên ban lãnh đạo cửa khẩu để duyệt tỷ lệ kiểm tra hàng hóa ( VD: kiểm tra 5% 10% hay toàn bộ… ) nếu hàng hóa thuộc các mặt hàng có tỷ lệ gian lận thương mại cao thì lãnh đạo hải quan có quyền đề xuất kết hợp kiểm tra hàng hóa giữa hai công chức kiểm hóa với tổ kiểm hoát cửa khẩu để kiểm tra.
Trên đây là toàn bộ các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cũng như quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Hy vọng với những thông tin này sẽ có thể giúp bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này. Hiện nay, Chuyển Nhà 24H là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển toàn diện giúp tối ưu hóa việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Hãy liên hệ với chúng tôi Chuyển Nhà 24H ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất nhé!
>> Xem thêm: Danh Mục Hàng Cấm Vận Chuyển 2021