Danh Sách Tổng Hợp Các Công Việc Cần Làm Khi Chuyển Văn Phòng

Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng

Nếu bạn đang tìm kiếm tài liệu giúp bạn tổ chức công việc diễn ra thuận lợi hơn, thì tài liệu này của Chuyển Nhà 24H sẽ rất có ích với bạn. Nào, cùng xem qua danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng là gì nhé!
Trường hợp này của tài liệu là bạn đã nhận được nhu cầu của cấp trên về vị trí, diện tích cũng như thời gian chuyển đi.

Giai đoạn lập kế hoạch

1. Lập kế hoạch chi tiết những công việc cần thực hiện & dự kiến thời gian, chi phí cho từng hạng mục
Những hạng mục trong bản kế hoạch di chuyển bao gồm 6 nhiệm vụ chính sau đây:

• Thiết kế & thi công nội thất văn phòng
• Làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh
• Đóng gói vật dụng & chuyển đi
• Bố trí, sắp xếp và ổn định vị trí, chỗ ngồi cho các phòng ban ở văn phòng mới
• Hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng cho thuê văn phòng tại nơi cũ

Thông thường các công việc này tiến hành theo tuần tự như trên. Tuy nhiên sẽ có một số công việc xảy ra chồng chéo với nhau. Vậy nên bạn cần có bảng kế hoạch triển khai cụ thể để mọi việc được diễn ra suông sẻ.

Giai đoạn chuẩn bị

1. Đọc lại hợp đồng thuê, kiểm tra thời gian & quy định hoàn trả mặt bằng.
2. Thông báo quản lý tòa nhà về dự định chuyển đi & trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.
3. Thông báo về việc di chuyển trong nội bộ, phân công nhiệm vụ cho các nhóm & từng bộ phận về những thay đổi sắp đến.
Những công việc cần trao đổi là: Thời gian di chuyển dự kiến, hướng dẫn cách sắp xếp & phân loại vật dụng khi rời đi.
Tùy theo độ quy mô của công ty mà thời gian thông báo này có thể sớm hay chậm. Đối với những doanh nghiệp lớn thì thời gian thông báo nên được diễn ra ít nhất trước 2 tháng để các bộ phận bố trí dọn dẹp & sắp xếp công việc.
4. Tìm kiếm những đại lý cung cấp dịch vụ thuê văn phòng để được trợ giúp. Những đơn vị đại lý này sẽ tiếp nhận nhu cầu của bạn & kết nối bạn với những tòa nhà văn phòng phù hợp nhất. Qua đó, có thể giúp tiết kiệm thời gian và tìm được văn phòng ưng ý.
5. Tìm kiếm nhà thầu thiết kế & thi công văn phòng. Đây là những người sẽ có thể giúp bạn lập kế hoạch chi phí làm nội thất, cũng như tư vấn những thiết kế, cách bố trí mặt bằng văn phòng. Bạn nên tìm kiếm nhà thầu thi công nội thất trước khi tìm & ký hợp đồng thuê văn phòng.
6. Lên danh sách những tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê
7. Sắp xếp thời gian đi tham quan mặt bằng, xem xét thực tế và lấy thông tin. Sau đó tổng hợp, phân tích chọn lựa tòa nhà phù hợp nhất để đàm phán.

8. Đàm phán & ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Nếu quy mô diện tích lớn thì bạn cần thực hiện thêm bước lên thiết kế bố trí mặt bằng, thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp trước khi ký thư mời thuê.
9. Ký hợp đồng với nhà thầu thiết kế & thi công nội thất
10. Giám sát thi công nội thất (thông thường sẽ mất 1 tuần – 1 tháng. Tuy nhiên, những diện tích lớn hơn thì thời gian thi công có thể mất nhiều tháng hơn)
11. Làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh.
12.Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa điểm mới
13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ và website
14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng
15. Chọn lựa đơn vị vận chuyển và trao đổi thời gian di chuyển.

Giai đoạn chuyển đi

1. Đóng gói đồ đạc & di chuyển đến văn phòng mới

Giai đoạn dọn dẹp & ổn định

1. Dọn dẹp văn phòng. Bạn có thể tự dọn dẹp văn phòng hay thuê những đơn vị bên ngoài để hỗ trợ
2. Sắp xếp & ổn định chỗ ngồi, sơ đồ vị trí cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên
3. Hoàn trả mặt bằng & hoàn tất thủ tục thuê văn phòng tại nơi cũ
Trên đây là một số các công việc cần làm khi chuyển văn phòng hy vọng có thể góp phần giúp bạn thực hiện thành công nhiệm vụ chuẩn bi cho  chuyển văn phòng cho công ty mình. Đây là lúc bạn có thể tổ chức ăn mừng thành công cho bản kế hoạch hoàn hảo của mình, hoặc chúc mừng cho một chỗ làm mới tuyệt vời nào. Khi bạn có nhu cầu cần tìm văn phòng, chuyển văn phòng hãy liên hệ ngay với chúng tôi Chuyển Nhà 24H để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất nhé!