Chuyển văn phòng công ty là một công việc quan trọng đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và các bước tiến hành theo trình tự. Vì đồng thời sẽ có rất nhiều thứ mà bạn phải làm cùng lúc như thuê văn phòng, chuyển nhà, làm thủ tục đổi địa chỉ công ty, lên mẫu kế hoạch cho việc chuyển văn phòng đến nhân viên…
Nhưng không phải vì vậy mà bạn phải cuốn theo đó mà quên mất một việc đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng: Thông báo chuyển địa điểm của cửa hàng, để thông báo việc thay đổi địa chỉ công ty với khách hàng và đối tác.
Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng cần được làm trong khoảng 1 tháng trước khi ngày chuyển dọn văn phòng chính thức diễn ra. Điều này giúp cho những khách hàng quen của bạn không bị bối rối và có sự sắp xếp, điều chỉnh cho phù hợp khi giao dịch. Hãy cùng Chuyển Nhà 24H tham khảo thông tin bài viết trên nhé!
NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG VỀ MẪU THÔNG BÁO CHUYỂN VĂN PHÒNG
Thông báo chuyển cơ quan hay thông báo về việc chuyển trụ sở làm việc không chỉ đơn giản là một đoạn thông báo chuyển trụ sở cơ quan, công việc này cần thực hiện một cách chỉnh chu, thể hiện sự chuyên nghiệp từ công ty của bạn.
1. Nội dung mẫu thông báo chuyển văn phòng
Sau khi thông báo chuyển văn phòng cho toàn bộ nhân viên trong các cuộc họp hay bằng mail cho toàn bộ nhân sự. Việc không thể quên là gửi thông báo đối tác.
Mẫu thông báo công ty chuyển địa chỉ văn phòng thông thường sẽ có nội dung:
- Tùy nhu cầu về mức độ trang trọng trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng , có thể có hoặc không có tiêu ngữ và quốc ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty.
- Lý do chuyển văn phòng: Để thuận lợi cho công việc, gia tăng tiện ích cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng nơi làm việc,….
- Ghi chính xác địa chỉ cũ và địa chỉ mới sẽ chuyển đến
- Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới
- Các thông tin khác của công ty như số điện thoại, website, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty,…(có gì thay đổi không hay giữ nguyên)
- Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.
2. Hình thức của mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng gửi khách hàng
Bạn có thể soạn thảo công văn-ký tên đóng dấu hoặc thiết kế thành một form đơn giản. Hoặc đồng thời sử dụng 2 hình thức
Tóm lại, nội dung và thiết kế mẫu thông báo di chuyển văn phòng công ty có thể chuyển đổi linh hoạt, tùy thuộc vào định hướng của công ty bạn (theo hướng truyền thống hay phá cách sáng tạo)
Sau khi hoàn thành nội dung thông báo chuyển địa điểm văn phòng đến khách hàng. Cùng với đó, bạn cũng cần thông cáo chuyển cơ quan đến Chi Cục Thuế, một công văn thông báo thay đổi địa chỉ khai báo thuế và tìm hiểu mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hoá đơn là điều không thể thiếu.
3. Các kênh thông báo chuyển địa chỉ
- Đăng trực tiếp thông báo trên website (có thể kèm theo thiết kế banner,…)
- Gửi email đến từng khách hàng
- Gửi kèm với các hợp đồng, văn kiện,…
- Thông báo qua cuộc gọi tới khách hàng
- Dán ở cửa công ty
- Đăng lên mạng xã hội (như Facebook, Instagram, Zalo,…)
CÁC MẪU THÔNG BÁO CHUYỂN VĂN PHÒNG MỚI
Dưới đây là một số mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng bạn có thể xem qua:
MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC KHI CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM
- Đặc biệt lưu ý về việc trình bày mẫu thông báo chuyển văn phòng (đúng chính tả, lịch sự, gọn gàng…)
- Tiến hành thủ tục khai báo theo đúng quy định pháp luật.
- Nhớ thay đổi địa chỉ văn phòng công ty đồng thời trên website và các văn bản hành chính (hợp đồng, giao dịch,…).
- Thông báo việc di chuyển văn phòng với các đơn vị chuyển phát, giao nhận,….
- Đóng gói các đồ dùng văn phòng khoa học, ngăn nắp để dế dàng sắp xếp khi đến nơi mới
- Nếu văn phòng có nhiều máy móc thiết bị và đồ đạc lớn, nặng (như dàn máy tính, các bộ bàn ghế văn phòng, máy in, máy photo, két sắt lớn,… gợi ý bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo an toàn và nhanh chóng, tiện lợi
Chuyển Nhà 24H hy vọng rằng với những gợi ý trên, bạn sẽ tìm được mẫu thông báo chuyển văn phòng ưng ý nhất cho mình, và có một quãng thời gian chuyển đổi nơi làm việc thuận lợi nhất.