Lập kế hoạch di chuyển văn phòng chi tiết chính là điều bạn cần dành thời gian chuẩn bị trước tiên ngay khi có quyết định về việc di dời nơi làm việc. Dựa vào danh sách công việc cùng với thời hạn đưa ra, bạn sẽ biết được chuyển văn phòng cần làm gì trước, cần làm gì sau và cần chuẩn bị những gì,…
Nghe đơn giản nhưng thực tế khi lên kế hoạch di chuyển văn phòng sẽ có không ít điều phải làm, bao gồm những việc quan trọng cho đến cả những việc vụn vặt. Danh sách việc cần làm khi chuyển văn phòng giúp bạn kiểm soát được thời gian. Kế hoạch di dời càng chi tiết càng giúp cho bạn chuyển nơi làm việc suôn sẻ, không làm thất thoát đồ đạc cũng như tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
VỪA KHI CÓ QUYẾT ĐỊNH CHUYỂN VĂN PHÒNG
- Chọn lựa, tìm kiếm văn phòng mới phù hợp: Con số văn phòng cho thuê tại nước ta, đặc biệt ở Hà Nội và Sài Gòn là vô cùng lớn. Tuy nhiên để tìm được văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu cũng như ngân sách của công ty là không hề dễ. Giá cả ngày càng đắt đỏ, vậy nên bạn cần hoạch định tài chính và có một đội chuyên khảo sát văn phòng, tìm hiểu giá cả,…để chọn được nơi tốt nhất. Việc này đôi khi sẽ phải kéo dài hàng tháng.
- Thực hiện quy tình chuyển văn phòng công ty: Khi đã chọn được địa chỉ mới, bạn cần tiến hành các thủ tục như khai báo, đăng ký lại với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, làm lại con dấu…Thường bộ phận kế toán – nhân sự có kinh nghiệm sẽ đảm nhiệm việc này.
LẬP KẾ HOẠCH MỘT TUẦN TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
- Chốt thời gian chính xác: Có thể trước đó doanh nghiệp của bạn và công ty chuyển dọn đã chốt thời gian di dời. Nhưng vẫn có khả năng có những biến cố trong thời gian chờ, nên để chắc chắn bạn hãy xem lại lần nữa trước khi di dời.
- Mua thêm thiết bị cần thiết cho văn phòng mới: Những máy móc, vật dụng lớn với số lượng nhiều không thể muốn mua là có ngay được. Cần có thời gian tham khảo giá, trình duyệt, đặt mua và chờ giao hàng…Vậy nên việc này cần được tiến hành một tuần trước ngày chuyển hoặc nên sớm hơn. Và địa chỉ giao hàng đương nhiên là văn phòng mới của bạn!
- Sẵn sàng cho ngày chuyển văn phòng:
- Nếu công ty bạn có mặt tiền, hãy tìm chỗ đỗ xe tải gần nhất có thể.
- Còn nếu văn phòng của bạn nằm trong các tòa nhà cao tầng, thì sẽ có nhiều việc phải làm hơn như: (đối với cả nơi chuyển đi và chuyển đến) Xin phép cho nhân viên vận chuyển được ra vào tòa nhà, Xin phép sử dụng thang máy, Xin dùng hầm tòa nhà, nếu xe tải không thể vào hầm buộc phải tìm nơi đậu xe khác phù hợp.
- Đóng gói đồ đạc: Nếu công ty của bạn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ đóng gói chính (các vật dụng lớn, máy móc,…). Nhưng chúng tôi khuyến khích mỗi nhân viên của công ty nên tự mình đóng gói đồ đạc, giấy tờ cá nhân của mình. Note tên lên mỗi thùng đồ này để tránh gây nhầm lẫn. Hồ sơ của công ty nên do nhân viên tự xử lý bởi chỉ họ mới biết rõ nhất mức độ cần thiết cũng như sự liên quan của các hồ sơ này, giúp quá trình sắp đặt tại văn phòng mới diễn ra thuận lợi hơn.
- Chuẩn bị cho văn phòng mới: Một ngày trước thời điểm di dời, hãy chắc chắn rằng văn phòng mới gọn gàng, không còn bụi bẩn hay lấm lem bởi sơn vôi, sẵn sàng để dọn vào.
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ: Trường hợp trục trặc về thời gian bàn giao văn phòng mới và cũ, bạn có thể “chữa cháy” bằng cách thuê thêm dịch vụ lưu trữ để chứa tạm trong thời gian chờ đợi.
LẬP KẾ HOẠCH MỘT THÁNG TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
- Phân công rõ nhiệm vụ: Việc cực kỳ quan trọng khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng chính là phân công nhiệm vụ để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót.Trước tiên cần một người đảm nhận chính việc sắp xếp di dời. Sau đó người này sẽ dựa theo những việc cần làm phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng bộ phận, từng nhóm hoặc từng cá nhân, đồng thời giám sát đảm bảo mọi việc được vận hành đúng tiến độ.
- Chọn ngày chuyển văn phòng: Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Chuyển Nhà 24H, bạn nên ưu tiên chuyển văn phòng vào ngày cuối tuần, ngày nghỉ hay lễ để tránh việc gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn xem trọng phong thủy, có thể tham khảo thêm xem ngày tốt xấu khi dọn phòng. Ngoài ra, chuyển văn phòng theo từng phòng ban, chia thành nhiều đợt cũng là giải pháp thường thấy của nhiều công ty hiện nay.
- Thông báo đóng hoặc thay đổi các dịch vụ: Hãy liên hệ với các dịch vụ đang hoạt động cho công ty của bạn để thông báo về kế hoạch di chuyển văn phòng: Ngừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng?. Ví dụ như mạng điện thoại, wifi, điện, nước, giao thư,..
- Thông báo về việc chuyển văn phòng: Khách hàng của bạn cần có thông tin thay đổi địa điểm giao dịch từ sớm để sắp xếp việc làm phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng trên website, fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc gửi tin nhắn,… Khâu này bạn không nên sơ xuất nếu không muốn đánh mất những khách hàng thân thiết. Và bạn có thể xem thêm về mẫu thông báo chuyển văn phòng ở đây.
- Lên sơ đồ thiết kế, lắp đặt tại nơi làm việc mới: Căn cứ vào những đồ đạc cần chuyển dọn, diện tích cũng như thiết kế tại văn phòng mới, bạn bắt đầu lên sơ đồ tổng quát và cho từng phòng ban.
- Sửa thông tin địa chỉ: Địa chỉ công ty gắn liền với nhiều thông tin quan trọng khác, vì thế bạn cần cập nhật ngay hoặc lựa chọn thời gian sửa đổi phù hợp: Địa chỉ trên website hoặc các mục bài viết, sửa hay làm lại bảng hiệu, sửa thông tin trên các thư mục mềm của văn bản – hợp đồng hiện có, chân chữ ký thư điện tử, in lại name card của các nhân viên,….
- Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn, thanh lý (check list): Danh sách càng chi tiết thì sẽ giảm được các nguy cơ thất lạc, mất mát hay thiếu sót. Việc này nên giao cho từng phòng ban tự kiểm kê. Các đồ văn phòng chung và có giá trị lớn nên do người quản lý lập danh sách. Người này cũng sẽ tổng hợp lại danh sách đồ đạc chuyển đi cuối cùng, trình lãnh đạo xem xét các đồ đạc nào cần thanh lý để giảm tải khối lượng khi vận chuyển.
Ví dụ phòng tổng đài kinh doanh thường ồn ào nên chọn ở nơi tách biệt so với phòng yên tĩnh như Kế toán, IT,…Sơ đồ cũng cần thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để tủ, bàn ghế, máy móc để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác ngay từ đầu, không phải mất thời gian chuyển dời nhiều lần.
- Thanh lý đồ cũ: là bước rất quan trọng trong việc di chuyển văn phòng. Với các đồ đạc không còn thực sự cần thiết, hãy tiến hành bán như bàn ghế, máy móc hư,….Nhiều công ty còn quyết định bán các đồ nội thất, thiết bị lâu năm (dù còn dùng tốt) để mua mới hoàn toàn. Điều này vừa giúp tiết kiệm tiền chuyển dọn, vừa đỡ mất công sức và thời gian, đồng thời thay đổi vẻ ngoài, tạo sức sống mới của cơ quan tại nơi vừa chuyển tới.
- Lựa chọn và sử dụng dịch vụ vận chuyển văn phòng uy tín: Chuyển văn phòng là một quy trình lớn, quan trọng, vì thế bạn cần tìm kiếm đơn vị chuyển dọn có thương hiệu, uy tín cùng kinh nghiệm lâu năm cùng với quy trình, chính sách chuyên nghiệp. Tốt nhất tìm khoảng 3-5 đơn vị và so sánh, lựa chọn. Đối với công trình chuyển văn phòng càng lớn thì càng chuyên nghiệp, cần được khảo sát báo giá, thậm chí đấu thầu. Bạn có thể tham khảo qua dịch vụ vận chuyển văn phòng của Chuyển Nhà 24H.
Khi đã chọn được công ty phù hợp, nên tiến hành thảo luận và đưa ra cách di chuyển trụ sở tối ưu, lên danh sách cụ thể các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.
KINH NGHIỆM NGÀY CHUYỂN VĂN PHÒNG
- Tham khảo cúng lễ chuyển văn phòng: Nhiều người lãnh đạo có niềm tin đặc biệt về phong thủy trong kinh doanh. Vì thế lễ cúng khi chuyển công ty rất được chú trọng.
- Danh sách ưu tiên: Lời khuyên là bạn hãy ưu tiên sắp xếp các thiết bị lớn và lắp ráp máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là vật dụng nhỏ lẻ. Đảm bảo nhân viên có thể quay lại công việc ngay khi chuyển văn phòng.
- Giám sát khi chuyển văn phòng: Đồ đạc văn phòng thường có giá trị, vậy nên công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn (ở văn phòng cũ và mới). Trường hợp phải di chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, bạn cũng có thể cử thêm người áp tải (đi theo xe tải chở đồ) để an tâm hơn.
- Bàn giao văn phòng cũ: Trước khi bàn giao lại văn phòng cũ, công ty cần cử một nhóm dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng.
- Kiểm kê đồ đạc: Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm chính sẽ dựa vào bảng check list ban đầu để kiểm tra. Đặc biệt lưu ý hệ thống máy lạnh, máy tính, đảm bảo còn vận hành tốt. Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt cần có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt và ký tên xác nhận. Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại, cần báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để được giải quyết kịp thời.
Nếu lên kế hoạch di dời văn phòng cẩn thận, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều khoản chi, đồng thời rút ngắn thời gian chuyển dọn và nâng cao tiến độ công việc.
Hãy tham khảo mẫu kế hoạch di dời nêu trên và chọn ra các bước phù hợp với đơn vị của bạn. Chuyển nhà 24H chúc công trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi, và chúc doanh nghiệp của bạn làm ăn ngày càng phát đạt tại cơ quan mới!
