Trong công tác vận hành và quản lý kho hiệu quả, chuyên nghiệp, doanh nghiệp cũng như người thủ kho cần phải tránh một số sai lầm khi quản lý kho hàng, trong bài viết sau đây Chuyển Nhà 24H sẽ chia sẻ đến bạn đọc biết được một số sai lầm trong quản lý kho mà bạn cần tránh nhé.
Đối với 1 doanh nghiệp, quản lý kho hàng giống như việc quản lý hậu cần cho 1 “cuộc chiến” đầy cam go trên thương trường vậy. Hậu cần nếu không tốt thì tiền tuyến làm sao có đủ nguồn lực để cạnh tranh đây. Do đó quản lý kho hàng rất quan trọng, cần phải xây dựng 1 hệ thống chuyên nghiệp với những công việc định kỳ được làm cẩn thận & rõ ràng. Tuy nhiên không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng nhận thức đúng đắn được điều này, dẫn đến những sai lầm không đáng có.
10 sai lầm khi quản lý kho hàng mà bạn cần tránh
Không nắm bắt các chỉ số tồn kho
Có 2 loại chỉ số quản lý hàng tồn kho mà bạn luôn luôn phải nắm trong tay. Đó là tỉ lệ đơn hàng thực hiện (tỉ lệ đơn hàng thực sự được lấy ra trong khoảng thời gian cho trước) & vòng quay hàng tồn kho (số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ) của tất cả những sản phẩm. Và bất kể chuỗi cửa hàng kinh doanh có đang hoạt động tốt hay không, bạn vẫn cần phải theo dõi, kiểm soát & đưa ra những phương án cải thiện những chỉ số này.
Không thường xuyên theo dõi hiệu quả hoạt động quản lý
Việc theo dõi và kiểm soát tình hình cũng như đo lường hiệu quả hoạt động quản lý kho hàng hóa thời trang. Sẽ giúp cho bạn có thể đưa ra các điều chỉnh kịp thời cũng như ứng phó với những rủi ro, khó khăn. Để làm được điều này, bạn cần là người làm chủ tình hình, và nắm được tất cả các thông tin tình hình xuất, nhập, tồn kho hằng ngày & quy trình xuất nhập kho. Từ đó phân tích xem liệu lượng hàng hóa trong kho có đủ đáp ứng những đơn hàng hay không, hoạt động xuất nhập kho được thực hiện mau chóng và chính xác không,…từ đó đưa ra phương án cải thiện.
Số liệu hàng tồn kho không đồng nhất
Hàng ngày, trên thị trường xuất hiện nhiều xu hướng mẫu mã mới vì thế số lượng hàng hóa cũng từ đó càng nhiều thêm. Nhu cầu sử dụng của cộng đồng tăng cao nên mỗi ngày hàng hóa nhập kho & xuất kho liên tục. Với bất kỳ hoạt động nhập kho, xuất kho hay giao hàng, hủy hàng… đều cần phải được ghi chép, thống kê chi tiết, cụ thể & nhập vào hệ thống quản lý để tiện theo dõi sau này. Số liệu không đầy đủ, không khớp với thực tế sẽ dẫn tới tình trạng trộm cắp, thất thoát và gây khó khăn cho người quản lý trong công tác theo dõi và kiểm soát.
Bảo quản hàng không đúng cách – kinh nghiệm sai lầm khi quản lý kho
Với loại hình kinh doanh chuỗi cửa hàng thời trang thì mặt hàng hóa chính là quần áo và vải vóc. Vì thế việc bảo quản là một việc vô cùng quan trọng tránh giảm chất lượng sản phẩm. Bảo quản các loại mặt hàng thời trang là vô cùng khó vì để trong kho sẽ dễ làm hỏng, xước, hay mốc vải quần áo, phụ kiện. Chỉ cần 1 chút sai sót, để nhiệt độ kho không bảo đảm hoặc sắp xếp không đúng trình tự đã khiến những sản phẩm thời trang bị hỏng & không còn dùng được. Do đó, nhân viên kho phải được đào tạo cẩn thận về mặt kĩ thuật & cả tinh thần trách nhiệm khi quản lý những mặt hàng này.
Không đào tạo nhân viên kho một cách bài bản
Ở từng cửa hàng kinh doanh đều có những nhân viên bán hàng part – time, nhưng ít người được đào tạo quản lý kho một cách bài bản. Mặc dù những nhân viên này là người trực tiếp tham gia vào quản lý hàng hóa tại cửa hàng. Việc không đào tạo các nhân viên quản lý kho khiến cho nhân viên không nắm bắt được được tính chất công việc dẫn tới việc quản lý có nhiều nhầm lẫn và sai sót. Nếu doanh nghiệp thời trang không có nhân sự quản lý phù hợp thì có thể sẽ dẫn đến trường hợp lãng phí hàng chục đến hàng trăm triệu doanh thu do việc quản lý kho không có hiệu quả. Do đó, việc huấn luyện đào tạo nhân viên thường xuyên là việc vô cùng cần thiết.
>> Xem thêm: Tải File Quản Lý Hàng Hóa Bằng Excel Miễn Phí Hiệu Quả 2021
Không nắm được tình hình sản lượng tồn kho
Có đến 49% đơn hàng bị hủy là do các khách hàng phải chờ đợi quá lâu để biết được sản phẩm họ muốn mua có còn hàng hay không. Điều đó đồng nghĩa cùng với việc khi bạn (hay nhân viên của bạn) “không nắm bắt được tình hình hàng hóa tồn kho”, bạn có thể sẽ phải đánh mất 49% số lượng đơn hàng mình có. Điều đó đặt ra 1 vấn đề. Đó chính là bạn luôn luôn phải biết chính xác trong kho của bạn còn có những gì & với số lượng là bao nhiêu.
Kiểm kê hàng hóa thiếu khoa học – sai lầm khi quản lý kho
Bạn vẫn đang kiểm kê hàng tồn kho 1 cách thủ công? Bạn tốn hàng tuần trời cùng với hàng chục nhân viên lăn xả ở mọi ngóc ngách? Và rất nhiều khi bạn vẫn bị nhầm lần? Trong khi cho đến giờ, công nghệ kết nối mã vạch cùng với sản phẩm có thể giúp cho người bán hàng kiểm kê hàng chục nghìn sản phẩm và chỉ trong vài giờ với 2 đến 3 nhân viên. Bạn có biết bạn sai ở đâu rồi chứ?
Các loại hàng hóa được sắp xếp và bố trí không hợp lý
Sắp xếp hàng hóa thời trang trong kho hợp lý chính là bước đi đầu tiên giúp cho việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn đối với kiểm soát viên hay quản lý kho hàng. Hơn thế nữa, việc sắp xếp hợp lý, ngăn nắp theo trình tự các món hàng giúp cho việc bán hàng nhanh chóng, tìm kiếm một cách dễ dàng, tiết kiệm diện tích kho. Đặc biệt với những sản phẩm, hàng hóa liên quan đến thời trang cần phải được phân loại, và đưa vào những khu riêng biệt, xếp thành từng lô tùy vào kích thước và hạn dùng, hay điều kiện bảo quản.
Kho hàng không được bố trí, sắp xếp khoa học sẽ dẫn tới tình trạng kho luôn lộn xộn, khi cần xuất hàng, bán hàng hoặc kiểm kê, quản lý kho sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm vị trí hàng hóa, lô hàng nào cần nhập trước hay đã lỗi mốt cũng không rõ. Không chỉ vậy, việc bố trí sắp xếp kho hàng không khoa học còn dẫn tới việc kiểm kho, quản lý kho cũng trở nên vất vả & khó khăn hơn. Sẽ dễ dẫn đến tình trạng thiếu hàng hay mất hàng không rõ nguyên nhân.
Không lập bản dự tính kế hoạch từ trước
Không chỉ đối với các chuỗi cửa hàng kinh doanh mà bất cứ công ty, doanh nghiệp nào cũng mong muốn nâng cao về chất lượng dịch vụ khách hàng của mình. Tuy nhiên, để có thể từng bước một thực hiện đòi hỏi bạn cần phải có kỹ năng cũng như nắm rõ được tình hình sản lượng háng hóa của mình để có thể cung cấp đến khách hàng 1 cách kịp thời & nhanh chóng. Theo dõi thị trường, khảo sát nhu cầu của khách hàng, lên kế hoạch mua hàng & nhập hàng hiệu quả. Nếu như bạn không thể đáp ứng nhu cầu khách hàng, thì họ sẽ nhanh chóng chuyển hướng, và mua sản phẩm khác.
>> Xem thêm: Cách Sắp Xếp Kho Hàng Khoa Học – Hiệu Quả – Gọn Gàng 2021
Không tự động hóa chuỗi quản lý – kinh nghiệm sai lầm khi quản lý kho
Nếu bạn đang áp dụng quản lý hàng tồn kho bằng excel hay những quy trình thủ công khác. Là bạn đang lãng phí thời gian, cũng như tiền bạc kiểm tra & sửa từng lỗi một. Đây chính là cơ hội làm các sai lầm xuất hiện: Những nghiên cứu cho thấy rằng ngay cả khi 1 nhà khai thác dữ liệu chuyên nghiệp cũng có thể tạo ra 1 lỗi trong 300 ký tự mà họ nhập vào. Và các sai phạm nhỏ có thể dẫn đến sự đau đầu nếu số liệu trong kho của bạn gồm hàng trăm, hay hàng nghìn sản phẩm.
Hơn nữa, bảng dữ liệu Excel hoặc những quy trình thủ công khác khó có thể nhập được số liệu theo thời gian thực hoặc cho phép nhiều người truy cập vào cùng 1 lúc. Thay vào đó, 1 hệ thống tự động lại có thể cho phép nhiều nhân viên đăng nhập theo dõi những mặt hàng ở các vị trí khác nhau và cho cái nhìn tổng quát về tình hình chuyển vận, đơn hàng của các mặt hàng khác nhau.
Dịch vụ cho thuê kho với giải pháp quản lý kho hiệu quả
Chuyển Nhà 24H là dịch vụ cho thuê kho chuyên nghiệp sẽ giúp bạn mang đến những giải pháp quản lý kho hiệu qủa – khoa học:
- Cải thiện hiệu suất & thời gian xử lý: sắp xếp nhà kho tốt hơn với hệ thống ghi chép sổ kép thông minh.
- Tăng vòng quay hàng hóa tồn kho: Tối ưu hóa giá trị hàng hóa mà bạn có & tăng doanh thu hàng tồn kho bằng cách giữ ít sản phẩm có vòng quay chậm.
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, cũng như các loại hàng hoá tồn kho, việc luân chuyển và kiểm soát xuất/nhập vật tư.
Hy vọng với bài viết chia sẻ về những kinh nghiệm sai lầm khi quản lý kho bên trên, có thể mang lại các kiến thức bổ ích dành cho bạn. Ngoài ra nếu bạn còn thắc mắc gì hãy liên hệ ngay với chúng tôi Chuyển Nhà 24H, để được tư vấn miễn phí nhé!
>> Xem thêm: Nguyên Tắc Bố Trí Và Cách Thiết Kế Kho Chứa Hàng Thông Minh