Chia sẻ những kinh nghiệm chuyển đồ đến văn phòng mới

Mỗi khi vận chuyển văn phòng làm việc, bạn sẽ có rất nhiều vấn đề để lo lắng. Đó là về thủ tục với văn phòng cũ, tìm kiếm nơi mới, quá trình chuyển dọn,…

Trong bài viết này, Chuyển Nhà 24H sẽ cung cấp cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng. Theo đó quá trình chuyển dọn của bạn sẽ tiết kiệm được chi phí và diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn.

1. KINH NGHIỆM VẬN CHUYỂN VĂN PHÒNG – TÌM VĂN PHÒNG MỚI

Văn phòng là một nơi giao dịch quan trọng. Có thể nói đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của công ty bạn. Vì thế kinh nghiệm chuyển văn phòng cần đặc biệt lưu ý trong việc tìm cơ quan mới. Dưới đây là một số tiêu chí để bạn xác định được nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng có đặc điểm phù hợp:

• Mục đích để thuê văn phòng mới là gì: Để mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? Kế hoạch kinh doanh của công ty bạn trong hiện tại và tương lai có tác động đến việc tìm kiếm văn phòng mới hay không?
• Ngân sách: Chi phí để thuê mướn văn phòng mới hàng tháng là bao nhiêu? Chi phí dành để thuê dịch vụ chuyển dọn văn phòng là bao nhiêu?
• Việc chuyển văn phòng mới cầu lưu ý về các yếu tố: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào sử dụng được ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,…để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể.
• Thời gian: Thời gian chấm dứt hợp đồng với văn phòng cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, ngày tốt để chuyển văn phòng làm việc,…
• Những vấn đề khác: Phong thủy, quán xá dịch vụ ở xung quanh,…
• Tìm hiểu kỹ một vài nơi, so sánh về giá và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.
• Khi đã thuê được văn phòng ưng ý, cần tiến hành thiết kế, nâng cấp, sơn sửa và dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng tới.
• Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên và phòng ban tại văn phòng mới
• Việc tìm kiếm văn phòng mới nên được tiến hành trước thời gian chuyển văn phòng ít nhất là 2 tháng. Và chốt vị trí cuối cùng  trước 1 tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục khác liên quan.
  

  

2. KINH NGHIỆM TRONG VIỆC CHUYỂN VĂN PHÒNG – CÁC BƯỚC CỤ THỂ

2.1. Một tháng trước ngày chuyển dọn

• Chọn ngày tốt chuyển văn phòng là một kinh nghiệm quan trọng. Nhưng bạn nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến hoạt động của công ty nhất. Vì chắc chắn khi nơi làm việc bắt đầu thay đổi, thì những giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng có thể khó tập trung làm việc với khách hàng. Thời điểm lý tưởng tốt nhất nên là cuối tuần, hoặc vào các tháng ít khách giao dịch (trước hoặc sau Tết âm lịch, ngày Hoàng Đạo của tháng 7,…)
• Lên danh sách các vật dụng cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để sắp xếp lại tại văn phòng mới.
• Bạn nên  thanh lý những vật dụng, bàn ghế không còn sử dụng nữa để nhằm giảm tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho công ty.
• Tiến hành bàn giao cũng như thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư,…
• Thực hiện các quy trình chuyển văn phòng công ty như khai báo thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,…
• Trong quá trình giao dịch cùng với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để khách hàng không phải bất ngờ. Bạn có thể tham khảo mẫu thông báo chuyển văn phòng chi tiết tại đây.
• Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Chuyển Nhà 24H, bạn cần phân công nhiệm vụ cho mỗi phòng ban. Thông thường mỗi phòng nên có một người đứng ra chịu trách nhiệm chính tổng quan để dễ sắp xếp và quản lý hơn.

2.2. Một – hai tuần trước ngày chuyển dọn

• Lần lượt thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ, hợp đồng, card visit, công văn trên website và bất kì thông tin nào liên quan tới địa chỉ cũ của công ty
• Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng mới công khai đến khách hàng bằng email, số điện thoại, website, các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,…
• Yêu cầu nhân viên tự đóng gói các loại đồ đạc cá nhân. Đóng gói các loại hồ sơ giấy tờ quan trọng và các vật dụng khác gọn gàng. Đồng thời ghi chú cụ thể để không bị nhầm lẫn.
• Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: Thời gian 1 tuần trước ngày chuyển dọn bạn cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi đi và nơi đến để được quyền sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm.

2.3. Trong ngày chuyển dọn văn phòng

• Cần 4 vị trí quan trọng. Một người chính giám sát tổng thể, người này sẽ chịu trách nhiệm làm việc với dịch vụ chuyển dọn và giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo tình hình cho ban lãnh đạo công ty kịp thời. Bên cạnh đó, cần phân công thêm 2 người giám sát ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, một người sẽ áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự mất mát hàng hóa và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
• Việc chuyển dọn nên được tiến hành theo thứ tự từng phòng ban. Hết phòng này sẽ chuyển đến phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc.
• Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố nào, cần báo ngay cho người quản lý. Nếu đồ hư hỏng hoặc thất thoát, hai bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có cơ sở giải quyết.
• Công ty của bạn nên có trách nhiệm vệ sinh văn phòng cũ sau đi dọn đi. Trả lại tình trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản. Đó là việc mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.

3. MỘT VÀI KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG CẦN CHÚ Ý

Ngoài những công việc cần làm trên, có một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng khác mà bạn nên tham khảo để loại bỏ mọi rắc rối có thể xảy ra như:

• Để đảm bảo không bỏ sót bất cứ công việc gì trong việc chuyển văn phòng, bạn nên biết cách lập kế hoạch vận chuyển văn phòng chi tiết.
• Chia đều nhiệm vụ cho từng bộ phận, hoặc một số người chịu trách nhiệm để giảm bớt gánh nặng.
• Tìm kiếm một đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín,  có kinh nghiệm và giá cả hợp lý
• Cân đối ngân sách cho quá trình vận chuyển văn phòng công ty, hỏi kỹ về các khoản chi phí để tránh trường hợp phát sinh
• Nếu bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, nên làm lễ nhập trạch văn phòng công ty để cầu mong sự thịnh vượng, kinh doanh suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió.
  

  

Hy vọng rằng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng, chuyển cơ quan làm việc của Chuyển Nhà 24H trên sẽ có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc chuyển nơi làm việc. Chúc công ty của bạn đại náo thành công khi chuyển tới văn phòng mới!