Quy Trình Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Khái niệm trong quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp chuyển giao các nguyên vật liệu đến kho của Công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa.
Quy trình bao gồm ba công việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho, và Quản lý hoạt động xuất kho

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ có thể giúp doanh nghiệp:

• Giúp người chủ có thể yên tâm để thực hiện những công việc khác: Nếu quy trình quản lý kho được nghiêm ngặt, nhân viên nghiêm túc tuân thủ thực hiện các bước làm sẽ giúp tạo ra tâm lý vững vàng cho người chủ.
• Giúp các hoạt động, vận hành trong kho được thực hiện 1 cách trơn tru, xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản lý kho, những bộ phậnhay các khâu chỉ cần nắm rõ quy trình & tuân thủ thực hiện theo đúng với quy trình đã đề ra.

• Giúp cho doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn trong kho, chất lượng hàng hóa bằng các con số chính xác. Để từ đó, công ty doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp để phát triển
• Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực & cả chi phí cho doanh nghiệp.
• Làm tăng sự hài lòng của khách hàng: quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo nên tác phong làm việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp, từ khâu tìm sản phẩm cho đến khâu xuất sản phẩm.

Sơ đồ về quy trình quản lý hàng tồn kho

Về quy trình quản lý mã hàng:

• Bước 1: Phòng kinh doanh hay phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hya sửa lại mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của công ty, doanh nghiệp.
• Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng, sau đó thực hiện đối chiếu. Nếu không tồn tại thì thực hiện bước ba; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước bốn thực hiện.
• Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về loại mặt hàng; xác định thuộc tính của nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng hóa mới theo quy định.
• Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc chỉnh sửa và thay đổi. Nếu không thể thay đổi được thì sẽ thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì sẽ tiến hành thực hiện bước 5
• Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã trước đó.

>> Xem thêm: Bảng Giá Cho Thuê Kho Mát, Kho Lưu Trữ Tphcm

Quản lý về hoạt động nhập kho

Nhập kho mua hàng hóa nguyên vật liệu:

• Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo về kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản lý chất lựơng cùng những bên có liên quan để bố trí nhân sự.
• Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho & Hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng & chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho.
• Chuyển Phiếu xuất kho & hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phận Kế toán kho vật tư.
• Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu ở tại thời điểm kiểm tra nhập kho đối với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), & nhận Phiếu xuất kho cùng hoá đơn của bên nhà cung cấp
• Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu nhập kho, nếu nguyên vật liệu bảo đảm yêu cầu, Nhân viên này phát hành Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu & Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu kiểm tra & thử nghiệm nguyên vật liệu có xác nhận & đóng dấu của bên nhà cung cấp và chữ ký của Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho bên Kế toán kho vật tư.

• Sau khi nhập nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm tra số lượng & ghi nhận vào thẻ kho.
• Nhập kho hàng thành phẩm:
• Thủ kho tiến hành nhập kho hàng thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại một liên tại kho & chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất.
• Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào những Thẻ kho, Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.

>> Xem thêm: 8 Quy Cách Đóng Gói Hàng Hóa Không Phải Ai Cũng Biết

Quản lý hoạt động xuất kho

Xuất kho sản xuất:

• Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hay có bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.
• Bước 2: Giám đốc hay người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.
• Bước 3: Kiểm tra lượng hàng hóa tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu không? Nếu đủ hàng đề xuất thực hiện bước bốn; Nếu không đủ thì tiến hành thực hiện bước 5
• Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho & lấy xác nhận của các cá nhân có liên quan.
• Bước 5: Thủ kho thực hiện việc xuất kho theo phiếu xuất kho.

Xuất kho bán hàng:

• Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm với đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra hàng tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng thì thực hiện bước hai, không đủ thi sẽ thực hiện bước 3
• Kế toán kho dựa vào các thông tin trên đơn hàng & tiến hành lập hóa đơn.
• Thủ kho thực hiện xuất kho theo hóa đơn.

• Bước 1: Bộ phận có nhu cầu chuyển kho tiến hành làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hay người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho. Nếu được duyệt chuyển qua bước hai.
• Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện việc giao dịch chuyển kho và in phiếu, lấy xác nhận của các bên có liên quan.
• Bước 3: Thủ kho căn cứ vào tờ phiếu xuất kho đã có ký xác nhận thực hiện xuất kho & ký xác nhận vào tờ phiếu xuất kho.

Xuất Lắp ráp

• Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng để làm phiếu đề nghị xuất nguyên vật tư để lắp ráp. Giám đốc hay người được ủy quyền xem xét phê duyệt. Nếu yêu cầu được phê duyệt sẽ thực hiện bước tiếp theo
• Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, thực hiện việc lập giao dịch xuất lắp ráp. Sau đó in phiếu xuất lắp ráp và lấy xác nhận của các bên liên quan.
• Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận thực hiện việc xuất kho & ký xác nhận vào phiếu xuất.

>> Xem thêm: Hàng Tồn Kho Là Gì? Những Lợi Ích Lưu Trữ Hàng Tồn Kho

Trên đây là các thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình quản lý hàng tồn kho, rất mong sẽ hữu ích & thiết thực đối với quý bạn đọc. Ngoài ra nếu cón thắc mắc gì, bạn hãy liện hệ ngay với chúng tôi Chuyển NHà 24H được giải đáp và tư vấn miên phí nhé!